皆さんのお仕事はExcelに翻弄されることではありません

仕事をする上で欠かせないパソコン。得意/不得意に関わらず、やらなければならない状況になっていることが多いと思います。

皆さんはお仕事ではどのようなことにパソコンをお使いでしょうか?

  • 日報報告
  • 案件報告

毎日の営業日報や案件の進捗状況の更新等を行う為にパソコンを開いて作業されているのではないでしょうか。

では、どのようなアプリケーションをお使いでしょうか。
大部分の方は『Excel』を使っているのではないかと思います。

みんなが見られる所(ファイルサーバ)にあるExcelファイルを開いて、日々の報告を記録するルールにしているのではないでしょうか。

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今までにこんなことは無かったでしょうか?

ファイルを開くのに時間がかかる

毎日の積み重ねでファイルサイズは大きくなってきます。
たった1行追加するだけのはずなのに、Excelを開く為だけに数十分待たされたこと、ありませんか?
最新型のパソコンであれば短い時間で開くかもしれませんが、実際問題、Excelを開くためだけに社員全員に最新型のパソコンを、というわけにもいかないのではないでしょうか。

他の人に上書きされた!

せっかくExcelに報告を書いて保存したのに、誰かに上書き保存されてしまったことありませんか?
ちくしょう課長め。ローカルにExcelファイルを保存してファイルサーバにアップしないでって何度も言ってるのに…

誰かが開いてるから更新できない

誰かが編集中だから更新できないことありませんか?
「ブックの共有」を使用することで、1つのExcelファイルを複数人で同時に更新することができます。案件の情報等を共有したい場合にはよく使われると思います。ですが、同じセルを複数人で同時に更新すると、一方の変更が失われてしまいます。せっかく書いたものが消えてしまって、がっかりしたことがありませんか?
さらに、編集中や保存中に「応答なし」になってしまったりすると非常にストレスがたまります。最悪、ファイルそのものが破損してしまう可能性もあります。

で、最新の情報ってどれ?

例えば見積のデータをExcelで管理している場合、過去の見積を見たい、と思うことがあると思います。このような日付を含んだファイルを作ってしまうことはありませんか?

  • A社向け_20140102(提出).xlsx
  • A社向け_20140102(最新).xlsx
  • A社向け_20140103(作成中).xlsx

どれが最後にお客様に提出した見積なのか、判断できません。最悪なのは、当時の担当者がいなくなってしまった時です。
お客様に聞くわけにも行きません。担当の引き継ぎをしてもこんなものです。

外出先からアクセスできない

例えばお客様への訪問の間にできた空き時間。この空いてる時間で報告データを登録できればわざわざ会社に戻らなくてもいいのにな…ということありませんか?
距離が離れた営業所と工場のファイル共有の為に、わざわざお金を出してVPNを引いて…ということをしていませんか?

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目的は「情報を残すこと」なのに「Excelを使うこと」になっていませんか?

そこで、情報共有に特化したツール「VSS Board」の出番です。
Excelを使うことなく情報共有が行えるようになれば、Excelに頭を悩ませることはありません。

サクサク入力できます

Excelのように、登録されているデータを全部表示してから入力するわけではないので、開くのに時間がかかるということはありません。
「Internet Explorer」や「Google Chrome」等のブラウザ上で動作するアプリケーションの為、Excelがインストールされていなくてもインターネットに接続できれば使用することができます。
パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットからでも入力可能です。
高価なVPN機器を用意する必要もありません。

項目は柔軟にカスタマイズ可能

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皆さんの会社毎に管理したい項目が異なると思います。「VSS Board」は項目の追加も簡単に行うことができます。
文字入力項目だけでなく、単一選択(Radioボタン)や複数選択(checkbox)で入力しやすくすることができます。
例えば案件のステータスを

  • 引き合い
  • 提案中
  • 受注
  • 失注

のように管理することが簡単にできます。

自分の欲しい情報にピンポイントにアクセス

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検索条件で絞り込むことができるので、長い時間積み重ねた膨大なデータの中から自分の欲しい情報にすぐにアクセスすることができます。例えば、お客様名や見積金額、提案日で絞り込むことが可能です。

情報とファイルを一緒にアップロードすることもできます

例えばお客様に見積もりを提示したタイミングで案件情報と一緒に登録しておくことで、あの時提示したものはこれだ、とすぐにわかります。営業担当の引き継ぎにも時間がかかりません。『「VSS Board」を見ておいて』これで十分です。

Excel出力もできます

やっぱり週次の営業会議の時にはExcelでないと…ということもあると思います。そのような時の為に、Excel出力機能もあります。
必要なデータだけ抽出して…ちょっと形を整えて、ハイ提出資料の出来上がりです。
『入力はWebから、出力はExcelで』がストレスの少ない仕組みになります。

Excelから「VSS Board」に置き換えるだけです!

これでExcelで思い通りにならずイライラする時間が無くなるのではないでしょうか?
「VSS Board」が皆さんの業務のお役に立てるはずです。ぜひご検討下さい。


日報の先にあるもの

企業が活動する上で、誰が何をしているか、を把握する上で『日報(週報)』は欠かせないと思っています。

「効果が見られない」として行っていない企業もありますが、皆さんの忙しい時間を使って報告するには理由があります。

社員が何を考えているか、わかるきっかけになります

提出された日報を読むことで、あの人が何をやっているのか、何を考えているかを知ることができます。
これは、経営者や上長だけでなく、一緒に仕事をする人たちも知っておくべきことだと思います。
仕事を依頼する側も受ける側も相手の

  • やってきたこと
  • 得意/不得意なこと
  • 仕事へのポリシー

等の前提知識を知っておいた方が、スムーズに事が進められるからです。
当然、日報に書かれていることだけでその人のことを判断できるわけではありませんが、とっかかりの情報としては十分なものでしょう。

言わなくてもわかって欲しくても、伝えないとわかってもらえません

長い間苦労を共にした人ならともかくですが、そんな人ばかりではないでしょう。

思いを胸の中にしまい我慢していれば、いつか気づいてもらえるものでしょうか?
「気づいてもらえない、もうダメだ」と手遅れになる前に、「自分はこう思う」と伝えることで相手とのコミュニケーションを深めるべきです。

日報を自分の思い、相手の思いをやりとりできる場とすることで、社内の風通しが良くなります。

日報こそツールを使うべきです

実際に日報は紙で提出されているかもしれませんが、日報システムのご利用をお勧めします。
紙から置き換えることで、こんなに便利になります。

いつでもどこからでも提出・確認できます

インターネットに接続できればいつでもどこからでも、パソコンやスマフォ、タブレットから日報を提出することができます。
ちょっとした空き時間に日報を提出することができるので、日報を提出するためだけに帰社する必要がなくなります。

もちろん、空いてる隙間の時間に提出された日報を確認することができます。出張や外出が多い方でも簡単に日報を確認することができます。

毎日提出されたものに目を通すことができるので、少し時間を置いてしまい、目を通さなければならない日報が山のように積まれる、ということが無くなります。

まだ読んでいない日報に気づきやすくなります

読んでいない日報を見つけやすくする機能で気づきやすくなります。「提出してもどうせ見てもらえない」不安から解消されます。

日報を社内の風通しを良くする為に使えます

誰でも日報を見られるようにすることで、誰が何をやっているのか、どのように考えているのか知ることができます。
なぜそのように考えるか詳しく聞きたい時は「コメント機能」を使用したり、実際に会って話をしても良いでしょう。
文面から「元気が無さそう」「ちょっと頑張る方向性が違うな」と気づくことができ、早めにフォローすることができるようになります。

日報からコミュニケーションを取ることで、社内の意思疎通がスムーズに行われるようになります。

いろんな人の力を借りるきっかけづくりに

例えば、営業日報の中で、「お客様からこんなことができないかと相談を受けた」ことを工場側から、「できる」「こうすればできる」を判断してコメントを貰うことで、すぐにお客様にレスポンスを返せる仕組みが出来上がります。
ビジネスはスピードが命です。営業所と工場の距離が離れていることを判断が遅い理由にしていたら他社に案件を取られてしまいます。ビジネスを加速させるブースターとして日報システムが使えます。

日報の中で不安に思っていることを正直に書くことで、先輩や上長から「今回の訪問は自身がなさそうだから同行しようか」のように別の人の行動につなげやすくなります。

日報システムを使うことで、社内の人のことをより深く知ることができます。
社内で『頼れる関係』を作ってみては如何でしょうか?


日報がうまく回る仕組みを考えてみましょう

日報を実施する上で、ただ「毎日上長に日報を提出するように」と指示を出しても、望む情報が報告されることは少ないと思います。

そのような場合、日報の仕組みを見直してみては如何でしょうか?

報告を受けたら必ずコメント・アドバイスを返す

提出する側からは「どうせ書いても見てないでしょ」という印象を持たれているのではないでしょうか?机の引き出しには未読の日報が大量にしまわれてませんか?
時間をかけて提出してもらったものですから、「読まない」というのは失礼な話です。

読んだ上で、何かコメントやアドバイスを返すことも大事です。

  • 引き継いだお客さんだけど、日報でXXXと言っていたけど大丈夫?
  • 次の提案資料自信があるんだって?ちょっと見せてよ
  • あの件遅れてるんだって?誰かフォローに回そうか?

ですとか、些細なことで構いません。報告した側は提出した日報が読まれ、時間を使ったことが無駄でないことを感じられ、日報を書くモチベーションが上がります。

では、コメントのタイミングはいつが良いでしょうか?
提出してから1週間後の日報のコメントを貰っても、嬉しくはありません。
できるだけ早く、その日の内に、が望ましいと思います。
良くない報告の場合は特に早くアドバイスが欲しいものです。手遅れになる前のフォローができるか否かで深刻度合いが変わります。

日報のルールを決める

1人で何人もの報告を受ける側の負荷も大変なので、5人くらいのチームを作ってレスポンスし易い体制を組んでみては如何でしょうか?
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  • 誰でも日報を読んだりコメント/アドバイスできる
  • ただし、リーダーはメンバーに対して返信を必ず書く
  • リーダーに対しては社長が返信を必ず書く

のようにルール化することでモチベーションを維持することができると考えています。

また、日報の項目として、

  • 今日何を行ったか

を残すことはもちろんですが、

  • 感想(嬉しかったこと、悔しかったこと)を記載

することで、その日報を見た人がコメントやアドバイスをしやすくなります。

微妙なニュアンスを文章で伝えるのには訓練が必要です。
わかりやすい日報を書く、ということは、言葉で伝える訓練にもなります。
読む人を意識して書く、ということは重要なビジネススキルです。

日報に『VSS Board』を使ってみませんか?

紙で日報を運用してもいいですが、場所や時間を気にしなくてすむように、『VSS Board』で運用してみては如何でしょうか?
提出した日報を見落とされたり、出張中で日報にコメントできない、ということが解消されます。
他の人の日報も見やすくなるので、組織内のコミュニケーションを向上させるのにピッタリです。
きっと連帯感もより強くなるはずです。


日報は活用されていますか?

企業活動をする上で社長や管理者が、社員の方々が

  • どのくらいの時間をかけて何をしているんだろう
  • 何か困っている・悩んでいることは無いか

ということを把握する為に日報は必要だと考えています。

日報を通してコミュニケーションを取り、「この人はこんな風に考えているのか」と気づきを得たり、読んだ日報から「こちらの思いが正しく伝わっていない」場合に早めにフォローをすることができます。

「言わなくてもわかってくれる関係」というのは理想的ですが、社員全員がそんな関係になるのは難しいでしょう。
自分の思うことは、言わなければ相手には伝わりません。

また、相談事があるなら話せば良いじゃないか、と思われるかもしれませんが、面と向かって言いにくいことがあるのも事実で、(メールに慣れている若い方は特に)文章の方が伝えやすいことも多いと思います。

日報は提出して終わり、ではありません

日報は重要ですが、「ただ書かされている」のでは、現場は「やらされ感」しか残りません。日報を見た社長や管理者が

  • 書いたことへのフォロー/リアクションすること
  • 今後の企業活動に取り込むこと

を実施しなけなれば、意味がないと考えます。

やらされ感しかない場合、当たり障りのないことや、「問題ありません」という報告になりがちです。
また、面倒なことにしたくないので軽微な問題は報告されず、後になって大問題に発展することも考えられます。

報告を受ける側として毎日「問題ありません」という日報を提出されてどう思われますか?

社員がそういってるんだから大丈夫と思うかもしれませんが、書き手側の本音は、
(書いてもどうせ変わらないから)問題ありません(と書いておこう)
かもしれません。

報告した日報に対するリアクションがあると無いとでは、日報を書くモチベーションが大きく変わるはずです。
日報に思うような内容が記載されていないと感じた際には試してみては如何でしょうか。

報告する側がひと手間加えると、さらに効果的

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日報を報告する側も、事実だけでなく、報告の中に+1の情報を含ませることで、
「次の一手」をアドバイスされやすくなるかもしれません。

日報の報告内容を、「15:30 A社訪問・商談」とするだけではなく、
「商談の中で、A社に製品のメリットを述べたが、あまり響いていない模様」
という報告も合わせて記載することで、日報を見た人から
「XXX機能をメインに提案するのではなく、YYY機能とA社の業務を組み合わせてみては」
という具体的なアドバイスをもらえるようになるかもしれません。

何より一人で悩まずにアドバイスがもらえる、という職場環境にすることで、日々の業務の心配事を減らすことができる筈です。

よりよい日報を運用する為に

日報の報告をする側は、

事実だけでなく+1の情報や、自分はどう思うかを含めること

報告を受ける側は、

リアクションを返す

ことを意識することで、お互い有効な情報交換ができるようになる筈です。

お客様と接点があるのは現場の方々です。
現場を回すうえで改善点に気づくことができるのも現場の方々です。
全ての意見を取り込むのは難しいでしょうが、会社にとって価値ある情報もたくさんあるはずです。
それに気づかせてくれるのは、受注結果や生産結果の報告だけでなく、日報から得ることも多いと考えます。

日報を日々の作業内容・作業時間の報告としてだけでなく、
コミュニケーションを取るためのものとして使ってみては如何でしょうか?