Excelを使うことで疲弊していませんか?

ある建設会社様向けに工事の予算や支払実績を簡単に管理できるシステムを作成しました。

受注した工事の予算と内訳(工種)を登録しておき、都度発生する業者への支払を登録することで、工事毎の

  • 予算と消化状況

を見ることができます。

工事入力はこのような画面
工事登録

支払入力はこのような画面
支払登録

工事に対して支払を登録すると、計算した粗利を表示します。
工事詳細

また、今期の工事に対して売上や粗利の集計を行い、今期の実績(売上、粗利)をつかむことができます。
工事毎の支払

元々はExcelで工事の予算や支払データを入力していたのですが、複数のシートに同じデータを入力しなければならず手間がかかるので、1回の入力で済ませられないか、という相談を受けてシステム化しました。

Excel程の自由度はありませんが、入力できる箇所を制限することで、

  • 別シートへのデータのコピー忘れや入力漏れが無くなり
  • ボタンをクリックするだけで集計した数字が見られる

ので楽になりそうだ、と評価を頂いております。

皆さんはExcelに頭を悩ませてはいませんか?

思ったように計算されて数字が表示されないことに頭を悩ませる時間は勿体無いです。
システム化することで、「データを入力するだけ」「簡単に見たい情報を集計して表示する」ことができるようになります。
何かお力になれるかもしれません、ぜひご相談下さい


VSS Boardを使って簡単に会社のルール作りをしませんか

紙やExcelで日報や案件情報を管理した方がお金もかけず簡単に始められますが、VSS Boardを使うことを会社のルールにするともっと良くなることがあります。

根ほり葉ほり口頭で確認する必要はありません

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担当者が日報や案件の状況をVSS Boardで報告することで、社内でなくても「見たい時に」「どこからでも」確認することができます。
もし、追加で説明をして欲しい時は、コメントで追加説明をしてもらうように指示することもできますし、場合によっては電話で確認しても良いと思います。
「実際に会って話ができないと確認できない」のではなく、システムを使ってコミュニケーションを取れる状況にしておくことで「自分の空いた時間」を有効に使えるようになります。

面と向かって報告するまでもないことであれば、VSS Board上での報告だけで済みますし、毎日管理者が確認してれば、いざ相談する時も事前説明が不要で、すぐに相談内容を話し合うことができるようになります。ゼロから説明するよりも短い時間で相談したい内容に行き着くことができます。

業務のことは社員全員で見られるようになります

board

スケジュールを入れたり、毎日報告することで、「あの人は何をしているのか」が見えるようになります。
管理者だけでなく、社内全体で見えるようにすることで、組織全体で「誰が何をしているのか」見えるようになり、刺激を受けたり意見を言うことで組織の風通しがもっと良くなっていきます。

  • 営業先でお客様からそういう事を言われてるなら、工場としてこういうやり方はどうか聞いてみてください
  • このクレームを解決できるように新商品に取り入れましょう

等、部署をまたいだやり取りができることで、社内が活気づくでしょう。

また、VSS Boardには公開する情報だけでなく、「あの人にこっそり聞きたい / 言いたい」時の為に「メッセージ機能」を使うことで、宛先以外の人には見られないようにやり取りできる機能もあります。口に出してはいないけど、社員が思っていることを知ることができるかもしれません。

毎日の報告の積み重ねが、「お客様に何をしてきたか」振り返った時の重要な情報になります

会社にとってもう一つ大切なのは「お客様」です。
VSS Boardなら毎日の報告や案件情報をお客様と紐づけることで、「あるお客様に対して」「会社がやってきたこと」を一目で見ることができます。

スクリーンショット 2016-01-26 13.41.51

紙やExcelで日報や案件管理をしている場合、まとめるのに時間がかかりますが、VSS Boardを使えばボタン一つで簡単に表示するとができます。
担当変更の引き継ぎや、最近顔を出していないお客様を探してみようと思った時に時間をかけずにパパッと見つけることができます。

今まで入力した情報を無駄にしない・活用しやすいというのがシステムの良いところです。
人間が探したり集計するのには時間がかかります。それなら検索・集計はシステムを使い、空いた時間で人にしかできない事をしてもらった方が時間を有効に使えるようになります。

紙やExcelよりも、システムに情報を記録することで、社内全体で「誰が何をしているのか」見えるだけでなく、後から振り返った時にも有効な情報として使うことができます。始めるなら1日でも早く始めることで、多くの情報が記録されます。お勧めです。

まずは体験サイトからご確認ください。

興味があるけど使い方がわからない、と思われた際にも遠慮なくお問い合わせ下さい。


会社・組織の情報を記録することで空き時間をたくさん作りましょう!

情報を記録しておくと、

  • 自分がその情報を忘れた時に見て思い出しやすくなる
  • 他の人がその情報を見て理解してもらいやすくなる

メリットがあります。

記録をとっておらず、いざその時になって[記憶]を頼りに思い出そうとしても、人の記憶には限りがあります。
どうしても抜け、漏れが発生するでしょう。
それをサポートする為に「記録する」ことが必要になってきます。

その人だけ知っていれば良い?

業務・お客様のことはその担当の人だけ覚えていれば良いのでしょうか?
担当の人に任せきりにすると、その人が退職したり、怪我で業務ができなくなったりした場合に回らなくなります。
後任の人は、前任者がやってきた苦労を同じように繰り返していくでしょう。
「前任者が知ってるレベル」まですぐには到達できない為、何をやるにも時間がかかってしまいます。
(下手をするとお客様の機嫌を損ね、他に行かれてしまうでしょう)
これはハッキリ言って無駄です。
組織として、やってきたことを記録する文化が必要だと考えます。

「記録すること」をルール化することで、「もし誰かが急にいなくなっても、記録されているのを見れば何とかなる」と社員・スタッフが安心感を持つことができます。
記録された情報は会社・組織の宝なのです。

記録するのは紙で良い?

システムなんか使わなくても紙に書いておけば十分だ、と思われるかもしれません。思い出しやすくする為ならそれでも良いと思います。

ただ、システムに記録することで、紙以上に情報を効率的に使えるようになります。

1. 探しやすくなる
「あれを書いた紙はどこだったっけ?」と探すことはありませんか?
紙なので、保管する場所も必要になりますし、必要だった紙をうっかり無くしてしまうこともあります。

システムに入れておくことで、検索条件に合った情報をすぐに取り出すことができます。
紙のメモを探すよりもはるかに早く欲しい情報が手に入ります。
探す時間が短縮できて、空いた時間を他のことに使うことができます。

また、
・あるお客様の今まで何をしてきたか見たい
と思った場合、紙の資料だと探するのに時間がかかりませんか?

これもシステムの得意分野で、簡単に取り出すことができます。

2. 集計・分析しやすくなる

例えば、

  • 最近10年間の売上金額の推移
  • 最近訪問していないお客様

のリストはすぐに作れますか?

膨大な紙を見ながらそのリストを作るのは骨が折れませんか?
これもシステムを使えば簡単に取り出すことができます。

扱っているメニューの中でここ1年誰からもオーダーされていないものはありませんか?
そのメニューの為だけに用意しているものは無駄ではありませんか?

システムを使うことで良くオーダーされているもの、全くオーダーされていないものを簡単に洗い出すことができます。

このようにシステムを使うことで、「人が探す時間」「人が集計・分析する時間」を短縮することができます。
空いた時間は他のことに使うことができます。時間は限りがあります。誰も失った時間は取り返せません。
社員・スタッフの時間を効率よく使うことを考えるのは経営者の大事な仕事です。

空いた時間を他の作業に振り分けることができるか否か、で会社・組織としてやれることが変わってくると考えています。

今からでも全然遅くはありません。会社・組織の情報を記録してみませんか?きっとお役に立ちます。

遠慮なくお問い合わせ下さい。


新潟県の企業・サロン様向けキャンペーン実施中です

現在提供している、

無料試用期間を通常30日のところ、180日に延長します!

これらのように情報を貯めるツールは、導入してスグに効果が出るものではありません。
導入しても社員・スタッフの方に使い続けていただかないと意味がなく、どのように使うかルールを決めるまでに時間もかかり、
効果が見えるまでに1ヶ月では少なすぎる、と、ご意見を頂戴しましたので無料試用期間を延長することに致しました。

ただ、キャンペーンを適用する為には、いくつか条件がございます。

  • 新潟県内の企業・サロン様であること
  • 私達がお伺いしてどのように利用するか相談・アドバイスさせて頂ける企業様であること

上記を満たす企業・サロン様にお申し込み頂いた場合、先着5社に限り、無料試用期間を180日に延長致します!(2016年1月いっぱいのキャンペーンです)
使ってみて「ちょっと違うな」「使い続けるのは難しいな」と思われたら止めていただいて結構です。
無料試用期間の間、サービス利用料は一切かかりません。
もちろん、どう使った方があなたの仕事の役に立つか、という相談も承ります。アドバイスもいたします。今まで使ってこなかったからこそ、新しい発見があるはずです!

ご利用に必要なものは、インターネットに接続されたパソコンやタブレットと申し込むひと手間だけです。
ぜひこの機会にお申し込み下さい。早いもの勝ちです!
興味があるけど使い方がわからない、と思われた際にも遠慮なくお問い合わせ下さい。お伺いしてアドバイスさせて頂きます。

システムは大企業だけが使うものではありません。お仕事をシステムを使って、もっと楽にできるはずです。
ぜひお手伝いさせて下さい。

今年はお客様との関係をもっと強くする年にしましょう!!

2016年もバリューソフトウェアサービスをよろしくお願い致します。


ロゴを作成しました!

クラウドソーシングで有名なランサーズでロゴを作成しました。

ちょっとうれしすぎて名刺を刷り直さなきゃいけないなーとニヤニヤしながら考えています。

思ったより簡単に依頼できて、かつ、たくさん応募してもらえたので選考も迷いました。

それでいてお金も高くない(数万円)、となるとロゴだけで何十万円も請求するビジネスモデルは破綻してしまいますね…。

値段に比べて満足度が高いのは良いのですが、「欲しい人」と接点を持てる「場」があると価格競争になってしまうのだ、と他人事ではない気分になりました。
自分の身に置き換えて考えてみる良いきっかけになりました。


Windowsタブレット + キーボード + マウスはBluetoothがお勧めです

先日、Windowsタブレットをご利用のお客様から、充電できない、とご相談を受けました。

そのお客様は、WindowsタブレットにUSBのキーボードとマウス、外付けのディスプレイを接続してパソコンのように大きな画面で作業をされたいとのことでした。

お客様がお買い求めになったWindowsタブレットはUSBがささる口が1つしかなく、2つUSBの口が必要だったので、「USBハブ」をお買い求めになったそうです。
こういう奴です

WindowsタブレットとUSBハブを接続し、外付けディスプレイにも画面を移し、快適に作業されていたのですが、バッテリーがなくなってきたので、充電しようとしたそうです。

Windowsタブレットを充電する時にもUSBがささる口を使用するので、USBハブに接続すれば充電できるだろう、と思い接続したのですが、充電できない、ということでした。

結論から言いますと、Windowsタブレット+USBハブの組み合わせで充電できるケースは少ないです。

今のところ、Windwosタブレットをパソコンのように利用したい場合、キーボードやマウスはUSBではなく、Bluetoothで接続する方式のものをお使い頂くことをお勧めしています。
そのようにすることで、

  • キーボードやマウスも使え
  • 充電もでき
  • 大きな画面で見られる

パソコンのような使い方が可能になります。それに、Bluetoothであれば、カフェや新幹線等でお仕事される時もコードがじゃまになることもありませんし。スッキリ・スマートにご利用頂けます。

ぜひ、Windowsタブレット + Bluetoothの組み合わせで便利を感じて頂ければと思います。


「Salon de Karte」+ Windows 10 タブレットでお客様満足度UP!

「Salon de Karte」はパソコンでもiPadでもご利用できますが、施術中にお客様とコミュニケーションを取っていただきながらご利用していただきたいのでiPadでのご利用を強くお勧めしています。

…とは言え、iPadをお持ちでない方に出費を迫るのも気が引けます。
(スタッフ1人1人にiPadも結構な出費ですよね…)

できるだけ出費を抑える方法は無いか探してみたところ…ありました!

Diginnos DG-D08IWBという Windows10 タブレットです。
(メーカーHPはこちら)

お値段は 18,500 円(+税) ※2015/8/22 現在

WordやExcelをガッツリ使うのであればちょっと物足りないかな、と思うのですが、「Salon de Karte」にデータを入力したり、撮った写真を登録するのであればこれで十分です。
カメラも付いているので、わざわざデジカメの写真を取り出して…ということが不要になります。
(写真の登録は、カメラアプリを起動して撮影→ブラウザからファイルを指定する方式になり、少し手間がかかりますが…慣れれば問題無いと思います)

Salon de Karteのタブレットでのご利用をお考えで、iPadはちょっと高いなぁ、と思われている方はこちらをお考え頂いても良いと思います。

もちろん、外部ディスプレイと接続すれば、大きな画面に映すこともできます。
外部ディスプレイと接続して大きく見られます!

「Salon de Karte」と「Windows 10 タブレット」でお客様を「お得意様」にしてみては如何でしょうか?
もちろん、外出が多いオーナー様が外からお店の状況を確認する際にもこの組み合わせは使えます!

Salon de Karte だけでなく、タブレットのご利用についてもお気軽にお問い合わせ下さい。

実際にタブレットをお持ちしてお話させて頂きます!


サロン向けのお客様管理ツール作成しました!

カットしかしないからでしょうけど、美容院で紙のカルテを見る度に、「書くこと少なそうだな」と思っておりまして。

今回施術したスタイルを写真で残せればもう少し「仕事してもらってる感」が充実するんじゃないかな?
という思いからサロン向けのお客様管理ツールを作成しました。

よく使う機能に絞って、パソコンがあまり得意でないスタッフの方にも安心してお使い頂けるように、シンプルでわかりやすいものに仕上げました。
せっかく買ったiPad、活用してみませんか?

撮りためた写真でお客様との会話のきっかけにもなるはずです。

Salon de Karte(サロン・ド・カルテ)

お試しで使用してみたいオーナー様募集しております。
ご利用頂いて、ご意見・ご要望をお聞かせ下さい。