毎日のお仕事の中で、どのくらい「探して」いますか？
- 今日来店されるお客様のカルテ
- 訪問するお客様にこれまでどんな提案をしてきたか
- 申請をする時に必要な書類一式
紙で書かれた書類やバインダーの中を「この辺に書いてあったはずなんだけど」、と探していませんか？
ハッキリ言います。その時間は何も価値を生み出していません。
「モノを探す」ことも仕事の一部だと考えているようであれば、考えを改めませんか？
無駄に時間を使わないように、日頃から整理整頓を心がけ、必要なものや情報に素早くアクセスできるように気を配ることが重要です。
とは言え、紙はかさばり、探しにくい
整理整頓していても、使った人によっては元の場所に戻すのをうっかり忘れていて、他の人が探しているのに見つからない、なんてことはありませんか？
また、
- あるお客様の過去の実績
- 過去10年間の中であるメーカーの商品を提案したお客様
そんな情報を探すのにえらく手間がかかってしまうこともありませんか？その情報があれば受注確度の高い営業ができるのに時間がかかるからやらない、なんてことになっていないでしょうか。
やはり「紙」という性質上「情報を探す」のは人の目が必要になる為時間がかかります。
また、何十年分の書類を保管するのにも場所を取ってしまいます。
紙からパソコンに変える『だけ』では楽になりません
とはいえ、ルール化せずに紙をパソコン上のファイル(ExcelやWord)に置き換えただけでは、
探すことが難しく、困るのが「紙」から「パソコン」になるだけです。
ディレクトリ毎に格納するファイルをルール化しても、
- あるお客様の過去の実績
- 過去10年間の中であるメーカーの商品を提案したお客様
のように条件に合う情報を探すのは手間がかかります。点在するファイルを見ながら集計するのも時間もかかります。
では、どのようにすればパソコンを使って楽になるのでしょうか？
『探す』ことができるシステムにデータを登録すれば解決です
毎日の業務において、紙でやっていたことをWordやExcelに置き換えるのではなく、システムに入力することをお勧めします。
WordやExcelのように自由に見た目を変更することがしにくいですが、
項目毎にに決められたルールで入力できるようになるので、コンピュータが集計したり探しやすくなります。
1回入力することで、
・あるお客様に何をしてきたか
・現在しかかり中の案件一覧
等、さまざまな視点でデータを見ることが『簡単に』できるようになるのです。
入力するのは手間かもしれませんが、そのようにすることで、「いつでも」「誰でも」ボタン1つで欲しいデータを探したり、集計したデータを見られるようになります。
人の時間を使うことなく欲しいデータが見られるので時間短縮になりますし、空いた時間を他のことに使うことができるのです。
このやり方が、あなたのお仕事と合うでしょうか？
何となく便利そうだけどちょっとわからない…。
そんな不安を持たれるかもしれません。
そのようなお客様に向けて、私たちが実際にお伺いして
- どのような情報が見たいけど時間がかかっている / できないのか
- 現状どうやっているのか
お聞きした上でご提案させて頂きます。
まずはお問い合わせ下さい。
