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日報は活用されていますか?

企業活動をする上で社長や管理者が、社員の方々が

  • どのくらいの時間をかけて何をしているんだろう
  • 何か困っている・悩んでいることは無いか

ということを把握する為に日報は必要だと考えています。

日報を通してコミュニケーションを取り、「この人はこんな風に考えているのか」と気づきを得たり、読んだ日報から「こちらの思いが正しく伝わっていない」場合に早めにフォローをすることができます。

「言わなくてもわかってくれる関係」というのは理想的ですが、社員全員がそんな関係になるのは難しいでしょう。
自分の思うことは、言わなければ相手には伝わりません。

また、相談事があるなら話せば良いじゃないか、と思われるかもしれませんが、面と向かって言いにくいことがあるのも事実で、(メールに慣れている若い方は特に)文章の方が伝えやすいことも多いと思います。

日報は提出して終わり、ではありません

日報は重要ですが、「ただ書かされている」のでは、現場は「やらされ感」しか残りません。日報を見た社長や管理者が

  • 書いたことへのフォロー/リアクションすること
  • 今後の企業活動に取り込むこと

を実施しなけなれば、意味がないと考えます。

やらされ感しかない場合、当たり障りのないことや、「問題ありません」という報告になりがちです。
また、面倒なことにしたくないので軽微な問題は報告されず、後になって大問題に発展することも考えられます。

報告を受ける側として毎日「問題ありません」という日報を提出されてどう思われますか?

社員がそういってるんだから大丈夫と思うかもしれませんが、書き手側の本音は、
(書いてもどうせ変わらないから)問題ありません(と書いておこう)
かもしれません。

報告した日報に対するリアクションがあると無いとでは、日報を書くモチベーションが大きく変わるはずです。
日報に思うような内容が記載されていないと感じた際には試してみては如何でしょうか。

報告する側がひと手間加えると、さらに効果的

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日報を報告する側も、事実だけでなく、報告の中に+1の情報を含ませることで、
「次の一手」をアドバイスされやすくなるかもしれません。

日報の報告内容を、「15:30 A社訪問・商談」とするだけではなく、
「商談の中で、A社に製品のメリットを述べたが、あまり響いていない模様」
という報告も合わせて記載することで、日報を見た人から
「XXX機能をメインに提案するのではなく、YYY機能とA社の業務を組み合わせてみては」
という具体的なアドバイスをもらえるようになるかもしれません。

何より一人で悩まずにアドバイスがもらえる、という職場環境にすることで、日々の業務の心配事を減らすことができる筈です。

よりよい日報を運用する為に

日報の報告をする側は、

事実だけでなく+1の情報や、自分はどう思うかを含めること

報告を受ける側は、

リアクションを返す

ことを意識することで、お互い有効な情報交換ができるようになる筈です。

お客様と接点があるのは現場の方々です。
現場を回すうえで改善点に気づくことができるのも現場の方々です。
全ての意見を取り込むのは難しいでしょうが、会社にとって価値ある情報もたくさんあるはずです。
それに気づかせてくれるのは、受注結果や生産結果の報告だけでなく、日報から得ることも多いと考えます。

日報を日々の作業内容・作業時間の報告としてだけでなく、
コミュニケーションを取るためのものとして使ってみては如何でしょうか?