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日報がうまく回る仕組みを考えてみましょう

日報を実施する上で、ただ「毎日上長に日報を提出するように」と指示を出しても、望む情報が報告されることは少ないと思います。

そのような場合、日報の仕組みを見直してみては如何でしょうか?

報告を受けたら必ずコメント・アドバイスを返す

提出する側からは「どうせ書いても見てないでしょ」という印象を持たれているのではないでしょうか?机の引き出しには未読の日報が大量にしまわれてませんか?
時間をかけて提出してもらったものですから、「読まない」というのは失礼な話です。

読んだ上で、何かコメントやアドバイスを返すことも大事です。

  • 引き継いだお客さんだけど、日報でXXXと言っていたけど大丈夫?
  • 次の提案資料自信があるんだって?ちょっと見せてよ
  • あの件遅れてるんだって?誰かフォローに回そうか?

ですとか、些細なことで構いません。報告した側は提出した日報が読まれ、時間を使ったことが無駄でないことを感じられ、日報を書くモチベーションが上がります。

では、コメントのタイミングはいつが良いでしょうか?
提出してから1週間後の日報のコメントを貰っても、嬉しくはありません。
できるだけ早く、その日の内に、が望ましいと思います。
良くない報告の場合は特に早くアドバイスが欲しいものです。手遅れになる前のフォローができるか否かで深刻度合いが変わります。

日報のルールを決める

1人で何人もの報告を受ける側の負荷も大変なので、5人くらいのチームを作ってレスポンスし易い体制を組んでみては如何でしょうか?
rule

  • 誰でも日報を読んだりコメント/アドバイスできる
  • ただし、リーダーはメンバーに対して返信を必ず書く
  • リーダーに対しては社長が返信を必ず書く

のようにルール化することでモチベーションを維持することができると考えています。

また、日報の項目として、

  • 今日何を行ったか

を残すことはもちろんですが、

  • 感想(嬉しかったこと、悔しかったこと)を記載

することで、その日報を見た人がコメントやアドバイスをしやすくなります。

微妙なニュアンスを文章で伝えるのには訓練が必要です。
わかりやすい日報を書く、ということは、言葉で伝える訓練にもなります。
読む人を意識して書く、ということは重要なビジネススキルです。

日報に『VSS Board』を使ってみませんか?

紙で日報を運用してもいいですが、場所や時間を気にしなくてすむように、『VSS Board』で運用してみては如何でしょうか?
提出した日報を見落とされたり、出張中で日報にコメントできない、ということが解消されます。
他の人の日報も見やすくなるので、組織内のコミュニケーションを向上させるのにピッタリです。
きっと連帯感もより強くなるはずです。