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皆さんのお仕事はExcelに翻弄されることではありません

仕事をする上で欠かせないパソコン。得意/不得意に関わらず、やらなければならない状況になっていることが多いと思います。

皆さんはお仕事ではどのようなことにパソコンをお使いでしょうか?

  • 日報報告
  • 案件報告

毎日の営業日報や案件の進捗状況の更新等を行う為にパソコンを開いて作業されているのではないでしょうか。

では、どのようなアプリケーションをお使いでしょうか。
大部分の方は『Excel』を使っているのではないかと思います。

みんなが見られる所(ファイルサーバ)にあるExcelファイルを開いて、日々の報告を記録するルールにしているのではないでしょうか。

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今までにこんなことは無かったでしょうか?

ファイルを開くのに時間がかかる

毎日の積み重ねでファイルサイズは大きくなってきます。
たった1行追加するだけのはずなのに、Excelを開く為だけに数十分待たされたこと、ありませんか?
最新型のパソコンであれば短い時間で開くかもしれませんが、実際問題、Excelを開くためだけに社員全員に最新型のパソコンを、というわけにもいかないのではないでしょうか。

他の人に上書きされた!

せっかくExcelに報告を書いて保存したのに、誰かに上書き保存されてしまったことありませんか?
ちくしょう課長め。ローカルにExcelファイルを保存してファイルサーバにアップしないでって何度も言ってるのに…

誰かが開いてるから更新できない

誰かが編集中だから更新できないことありませんか?
「ブックの共有」を使用することで、1つのExcelファイルを複数人で同時に更新することができます。案件の情報等を共有したい場合にはよく使われると思います。ですが、同じセルを複数人で同時に更新すると、一方の変更が失われてしまいます。せっかく書いたものが消えてしまって、がっかりしたことがありませんか?
さらに、編集中や保存中に「応答なし」になってしまったりすると非常にストレスがたまります。最悪、ファイルそのものが破損してしまう可能性もあります。

で、最新の情報ってどれ?

例えば見積のデータをExcelで管理している場合、過去の見積を見たい、と思うことがあると思います。このような日付を含んだファイルを作ってしまうことはありませんか?

  • A社向け_20140102(提出).xlsx
  • A社向け_20140102(最新).xlsx
  • A社向け_20140103(作成中).xlsx

どれが最後にお客様に提出した見積なのか、判断できません。最悪なのは、当時の担当者がいなくなってしまった時です。
お客様に聞くわけにも行きません。担当の引き継ぎをしてもこんなものです。

外出先からアクセスできない

例えばお客様への訪問の間にできた空き時間。この空いてる時間で報告データを登録できればわざわざ会社に戻らなくてもいいのにな…ということありませんか?
距離が離れた営業所と工場のファイル共有の為に、わざわざお金を出してVPNを引いて…ということをしていませんか?

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目的は「情報を残すこと」なのに「Excelを使うこと」になっていませんか?

そこで、情報共有に特化したツール「VSS Board」の出番です。
Excelを使うことなく情報共有が行えるようになれば、Excelに頭を悩ませることはありません。

サクサク入力できます

Excelのように、登録されているデータを全部表示してから入力するわけではないので、開くのに時間がかかるということはありません。
「Internet Explorer」や「Google Chrome」等のブラウザ上で動作するアプリケーションの為、Excelがインストールされていなくてもインターネットに接続できれば使用することができます。
パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットからでも入力可能です。
高価なVPN機器を用意する必要もありません。

項目は柔軟にカスタマイズ可能

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皆さんの会社毎に管理したい項目が異なると思います。「VSS Board」は項目の追加も簡単に行うことができます。
文字入力項目だけでなく、単一選択(Radioボタン)や複数選択(checkbox)で入力しやすくすることができます。
例えば案件のステータスを

  • 引き合い
  • 提案中
  • 受注
  • 失注

のように管理することが簡単にできます。

自分の欲しい情報にピンポイントにアクセス

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検索条件で絞り込むことができるので、長い時間積み重ねた膨大なデータの中から自分の欲しい情報にすぐにアクセスすることができます。例えば、お客様名や見積金額、提案日で絞り込むことが可能です。

情報とファイルを一緒にアップロードすることもできます

例えばお客様に見積もりを提示したタイミングで案件情報と一緒に登録しておくことで、あの時提示したものはこれだ、とすぐにわかります。営業担当の引き継ぎにも時間がかかりません。『「VSS Board」を見ておいて』これで十分です。

Excel出力もできます

やっぱり週次の営業会議の時にはExcelでないと…ということもあると思います。そのような時の為に、Excel出力機能もあります。
必要なデータだけ抽出して…ちょっと形を整えて、ハイ提出資料の出来上がりです。
『入力はWebから、出力はExcelで』がストレスの少ない仕組みになります。

Excelから「VSS Board」に置き換えるだけです!

これでExcelで思い通りにならずイライラする時間が無くなるのではないでしょうか?
「VSS Board」が皆さんの業務のお役に立てるはずです。ぜひご検討下さい。