情報を記録しておくと、
- 自分がその情報を忘れた時に見て思い出しやすくなる
- 他の人がその情報を見て理解してもらいやすくなる
メリットがあります。
記録をとっておらず、いざその時になって[記憶]を頼りに思い出そうとしても、人の記憶には限りがあります。
どうしても抜け、漏れが発生するでしょう。
それをサポートする為に「記録する」ことが必要になってきます。
その人だけ知っていれば良い？
業務・お客様のことはその担当の人だけ覚えていれば良いのでしょうか？
担当の人に任せきりにすると、その人が退職したり、怪我で業務ができなくなったりした場合に回らなくなります。
後任の人は、前任者がやってきた苦労を同じように繰り返していくでしょう。
「前任者が知ってるレベル」まですぐには到達できない為、何をやるにも時間がかかってしまいます。
(下手をするとお客様の機嫌を損ね、他に行かれてしまうでしょう)
これはハッキリ言って無駄です。
組織として、やってきたことを記録する文化が必要だと考えます。
「記録すること」をルール化することで、「もし誰かが急にいなくなっても、記録されているのを見れば何とかなる」と社員・スタッフが安心感を持つことができます。
記録された情報は会社・組織の宝なのです。
記録するのは紙で良い？
システムなんか使わなくても紙に書いておけば十分だ、と思われるかもしれません。思い出しやすくする為ならそれでも良いと思います。
ただ、システムに記録することで、紙以上に情報を効率的に使えるようになります。
1. 探しやすくなる
「あれを書いた紙はどこだったっけ？」と探すことはありませんか？
紙なので、保管する場所も必要になりますし、必要だった紙をうっかり無くしてしまうこともあります。
システムに入れておくことで、検索条件に合った情報をすぐに取り出すことができます。
紙のメモを探すよりもはるかに早く欲しい情報が手に入ります。
探す時間が短縮できて、空いた時間を他のことに使うことができます。
また、
・あるお客様の今まで何をしてきたか見たい
と思った場合、紙の資料だと探するのに時間がかかりませんか？
これもシステムの得意分野で、簡単に取り出すことができます。
2. 集計・分析しやすくなる
例えば、
- 最近10年間の売上金額の推移
- 最近訪問していないお客様
のリストはすぐに作れますか？
膨大な紙を見ながらそのリストを作るのは骨が折れませんか？
これもシステムを使えば簡単に取り出すことができます。
扱っているメニューの中でここ１年誰からもオーダーされていないものはありませんか？
そのメニューの為だけに用意しているものは無駄ではありませんか？
システムを使うことで良くオーダーされているもの、全くオーダーされていないものを簡単に洗い出すことができます。
このようにシステムを使うことで、「人が探す時間」「人が集計・分析する時間」を短縮することができます。
空いた時間は他のことに使うことができます。時間は限りがあります。誰も失った時間は取り返せません。
社員・スタッフの時間を効率よく使うことを考えるのは経営者の大事な仕事です。
空いた時間を他の作業に振り分けることができるか否か、で会社・組織としてやれることが変わってくると考えています。
今からでも全然遅くはありません。会社・組織の情報を記録してみませんか？きっとお役に立ちます。
遠慮なくお問い合わせ下さい。
