紙やExcelで日報や案件情報を管理した方がお金もかけず簡単に始められますが、VSS Boardを使うことを会社のルールにするともっと良くなることがあります。
根ほり葉ほり口頭で確認する必要はありません
担当者が日報や案件の状況をVSS Boardで報告することで、社内でなくても「見たい時に」「どこからでも」確認することができます。
もし、追加で説明をして欲しい時は、コメントで追加説明をしてもらうように指示することもできますし、場合によっては電話で確認しても良いと思います。
「実際に会って話ができないと確認できない」のではなく、システムを使ってコミュニケーションを取れる状況にしておくことで「自分の空いた時間」を有効に使えるようになります。
面と向かって報告するまでもないことであれば、VSS Board上での報告だけで済みますし、毎日管理者が確認してれば、いざ相談する時も事前説明が不要で、すぐに相談内容を話し合うことができるようになります。ゼロから説明するよりも短い時間で相談したい内容に行き着くことができます。
業務のことは社員全員で見られるようになります
スケジュールを入れたり、毎日報告することで、「あの人は何をしているのか」が見えるようになります。
管理者だけでなく、社内全体で見えるようにすることで、組織全体で「誰が何をしているのか」見えるようになり、刺激を受けたり意見を言うことで組織の風通しがもっと良くなっていきます。
- 営業先でお客様からそういう事を言われてるなら、工場としてこういうやり方はどうか聞いてみてください
- このクレームを解決できるように新商品に取り入れましょう
等、部署をまたいだやり取りができることで、社内が活気づくでしょう。
また、VSS Boardには公開する情報だけでなく、「あの人にこっそり聞きたい / 言いたい」時の為に「メッセージ機能」を使うことで、宛先以外の人には見られないようにやり取りできる機能もあります。口に出してはいないけど、社員が思っていることを知ることができるかもしれません。
毎日の報告の積み重ねが、「お客様に何をしてきたか」振り返った時の重要な情報になります
会社にとってもう一つ大切なのは「お客様」です。
VSS Boardなら毎日の報告や案件情報をお客様と紐づけることで、「あるお客様に対して」「会社がやってきたこと」を一目で見ることができます。
紙やExcelで日報や案件管理をしている場合、まとめるのに時間がかかりますが、VSS Boardを使えばボタン一つで簡単に表示するとができます。
担当変更の引き継ぎや、最近顔を出していないお客様を探してみようと思った時に時間をかけずにパパッと見つけることができます。
今まで入力した情報を無駄にしない・活用しやすいというのがシステムの良いところです。
人間が探したり集計するのには時間がかかります。それなら検索・集計はシステムを使い、空いた時間で人にしかできない事をしてもらった方が時間を有効に使えるようになります。
紙やExcelよりも、システムに情報を記録することで、社内全体で「誰が何をしているのか」見えるだけでなく、後から振り返った時にも有効な情報として使うことができます。始めるなら１日でも早く始めることで、多くの情報が記録されます。お勧めです。
まずは体験サイトからご確認ください。
興味があるけど使い方がわからない、と思われた際にも遠慮なくお問い合わせ下さい。
