企業が活動する上で、誰が何をしているか、を把握する上で『日報(週報)』は欠かせないと思っています。
「効果が見られない」として行っていない企業もありますが、皆さんの忙しい時間を使って報告するには理由があります。
社員が何を考えているか、わかるきっかけになります
提出された日報を読むことで、あの人が何をやっているのか、何を考えているかを知ることができます。
これは、経営者や上長だけでなく、一緒に仕事をする人たちも知っておくべきことだと思います。
仕事を依頼する側も受ける側も相手の
- やってきたこと
- 得意／不得意なこと
- 仕事へのポリシー
等の前提知識を知っておいた方が、スムーズに事が進められるからです。
当然、日報に書かれていることだけでその人のことを判断できるわけではありませんが、とっかかりの情報としては十分なものでしょう。
言わなくてもわかって欲しくても、伝えないとわかってもらえません
長い間苦労を共にした人ならともかくですが、そんな人ばかりではないでしょう。
思いを胸の中にしまい我慢していれば、いつか気づいてもらえるものでしょうか？
「気づいてもらえない、もうダメだ」と手遅れになる前に、「自分はこう思う」と伝えることで相手とのコミュニケーションを深めるべきです。
日報を自分の思い、相手の思いをやりとりできる場とすることで、社内の風通しが良くなります。
日報こそツールを使うべきです
実際に日報は紙で提出されているかもしれませんが、日報システムのご利用をお勧めします。
紙から置き換えることで、こんなに便利になります。
いつでもどこからでも提出・確認できます
インターネットに接続できればいつでもどこからでも、パソコンやスマフォ、タブレットから日報を提出することができます。
ちょっとした空き時間に日報を提出することができるので、日報を提出するためだけに帰社する必要がなくなります。
もちろん、空いてる隙間の時間に提出された日報を確認することができます。出張や外出が多い方でも簡単に日報を確認することができます。
毎日提出されたものに目を通すことができるので、少し時間を置いてしまい、目を通さなければならない日報が山のように積まれる、ということが無くなります。
まだ読んでいない日報に気づきやすくなります
読んでいない日報を見つけやすくする機能で気づきやすくなります。「提出してもどうせ見てもらえない」不安から解消されます。
日報を社内の風通しを良くする為に使えます
誰でも日報を見られるようにすることで、誰が何をやっているのか、どのように考えているのか知ることができます。
なぜそのように考えるか詳しく聞きたい時は「コメント機能」を使用したり、実際に会って話をしても良いでしょう。
文面から「元気が無さそう」「ちょっと頑張る方向性が違うな」と気づくことができ、早めにフォローすることができるようになります。
日報からコミュニケーションを取ることで、社内の意思疎通がスムーズに行われるようになります。
いろんな人の力を借りるきっかけづくりに
例えば、営業日報の中で、「お客様からこんなことができないかと相談を受けた」ことを工場側から、「できる」「こうすればできる」を判断してコメントを貰うことで、すぐにお客様にレスポンスを返せる仕組みが出来上がります。
ビジネスはスピードが命です。営業所と工場の距離が離れていることを判断が遅い理由にしていたら他社に案件を取られてしまいます。ビジネスを加速させるブースターとして日報システムが使えます。
日報の中で不安に思っていることを正直に書くことで、先輩や上長から「今回の訪問は自身がなさそうだから同行しようか」のように別の人の行動につなげやすくなります。
日報システムを使うことで、社内の人のことをより深く知ることができます。
社内で『頼れる関係』を作ってみては如何でしょうか？
